ПРО 1С:Документооборот или для чего переходить на электронный обмен документами?
Из этой статьи вы узнаете о ключевых преимуществах 1С:Документооборот и его применении в организациях работающих во всех отраслевых направлениях.
Цели внедрения 1С:Документооборота.
Цифры, предоставленные пользователями, и статистика, которую ведут разработчики , свидетельствуют о том, что: софт освобождает предприятия от бумажной рутины, повышая динамику бизнес-процессов во всех аспектах деятельности компании.
На практике это выражается в следующих показателях:
- повышении продуктивности сотрудников, прагматичном использовании рабочего времени;
- снижении времени на согласование и утверждение значимых бумаг (в среднем - втрое);
- упрощении поиска файлов, с программами электронного документооборота на это уходят секунды;
- минимизации количества или полном устранении невыполненных/неотслеживаемых задач;
- повышение продуктивности от внедрения ПО наступает сразу после интеграции.
- экономический эффект от оптимизации расходов бумагу ощущается через два-три месяца использования.
Преимущества софта
Существуют десять особенностей программы 1С:Документооборот Корп и более простой версии Проф, которые помогают ускорить решение стандартных бизнес-задач. Ниже приведены их описания.
- Упрощение согласования документов. В крупных компаниях с непереведённым в электронный формат документооборотом расходуется масса времени на разработку или составление, утверждение документов. Затратны по времени согласования и различного рода правки. Для предприятий с множеством структурных подразделений и филиалов они оборачиваются недополученной прибылью. 1С Документооборот позволяет создавать задачу, назначать дедлайн, запускать цепочку решений по заданному маршруту. Осуществлять контроль за выполнением не нужно, система отчитается самостоятельно.
- Мониторинг и оптимизация ключевых бизнес-процессов После внедрения 1С Документооборот менеджмент получит возможность наглядно оценивать продуктивность сотрудников и оперативно регулировать загрузку персонала. Система отображает информацию о задачах и их количестве в персональной привязке к отделу или специалисту, дедлайны (в том числе сорванные), формирует аналитические отчёты, отсылает информацию заинтересованному руководителю.
- Работа с корреспонденцией. Масштабные многоуровневые переписки внутри компании, с филиалами, клиентами- ежедневная рутина, с 1С Документооборот Корп и других версий становится возможным систематизировать (сгруппировать в списки) хранение, сократить время на обработку, поиск и отправку ответов.
- Настройка прав пользователей Если в штате есть сотрудники, доступ которых к определённым файлам необходимо ограничить,1С Документооборот Проф сделает это без труда. Программный продукт предусматривает возможность блокирования доступа к документу по инициативе руководства путём передачи прав администратору. Интеграция функционала повышает информационную безопасность компании.
- Управление мероприятиями .Для тех, кто половину рабочего времени проводит на совещаниях, польза этой функции программы электронного документооборота очевидна. Она отображает детальную информацию о всех корпоративных ивентах (формат, итоги, планы, договорённости, прочее). Помогает делегировать полномочия распределять функции, контролировать выполнение задач.
- Отчет об исполнительской дисциплине .Отсутствие порядка - одна из ключевых проблем любой организации. 1С Документооборот позволяет упредить её. Софт сохраняет задачи, сопутствующие файлы. На основе этих данных формируются отчёты о сроках и качестве их решения. Так менеджмент оперативно получает достоверную отчётность, повышая мотивацию и усиливая контроль.
- Синхронизация 1С: ERP. Связка автоматизирует учёт и управление. Внедрение 1С Документооборот позволяет упростить согласование любых документов на всех уровнях. Имею общую базу, ПО работает в разы быстрее, что повышает общую продуктивность персонала путём рационального использования рабочего времени.
- Управление проектами. Больше других эту фишку 1С Документооборот Проф оценят предприятия, работающие в системе управления проектами. Программа позволяет планировать задачи отдельных проектов, контролировать выполнение задач, ведётся статистика, формируется аналитика. Участники проекта, контролирующие процессы, фиксация сроков и системы уведомлений – все это позволяет управлять проектами внутри 1С ДО.
- ЭЦП. Электронная подпись в 1С Документооборот Корп - гарантия безопасности данных (цифровой аналог печати или подписи). Подпись выдает удостоверяющий центр. Она представляет собой зашифрованные данные, подтверждающие подлинность документов, которые имеют юридическую силу оригиналов. У использующих электронную цифровую подпись открывается возможность обмениваться документами, имеющими юридическую силу без распечатывания документов.
- Мобильное приложение. С программами электронного документооборота вести бизнес удалённо просто и удобно. Приложение предоставляет доступ к рабочим файлам из любой точки мира, в которой есть интернет. Среди функций: просмотр корреспонденции, постановка задач, согласование/редактирование/утверждение документов. Реализовано в версиях Корп и ДГУ.
Заключение
За всё время использования программного продукта по назначению не было зафиксировано, чтобы компания после интеграции ПО отказалась от него и вернулась к бумагам. Внедрение 1С Документооборот - естественный процесс эволюции бизнеса, позволяющий вывести его на качественно новый уровень, сократить время бработки документов.