ПРО 1С:Документооборот или для чего переходить на электронный обмен документами? | Exsolcom

ПРО 1С:Документооборот или для чего переходить на электронный обмен документами?

5 Марта 2019

ПРО 1С:Документооборот или  для чего переходить на электронный обмен документами?

Из этой статьи вы узнаете о ключевых преимуществах 1С:Документооборот и его применении в организациях работающих во всех отраслевых направлениях.

Цели внедрения 1С:Документооборота. 

Цифры, предоставленные пользователями, и статистика, которую ведут разработчики , свидетельствуют о том, что: софт освобождает предприятия от бумажной рутины, повышая динамику бизнес-процессов во всех аспектах деятельности компании.

На практике это выражается в следующих показателях:

  • повышении продуктивности сотрудников, прагматичном использовании рабочего времени;
  • снижении времени на согласование и утверждение значимых бумаг (в среднем - втрое);
  • упрощении поиска файлов, с программами электронного документооборота на это уходят секунды;
  • минимизации количества или полном устранении невыполненных/неотслеживаемых задач;
  • повышение продуктивности от внедрения ПО наступает сразу после интеграции.
  • экономический эффект от оптимизации расходов бумагу ощущается через два-три месяца использования.

Преимущества софта

Существуют десять особенностей программы 1С:Документооборот Корп и более простой версии Проф, которые помогают ускорить решение стандартных бизнес-задач. Ниже приведены их описания.

  1. Упрощение согласования документов. В крупных компаниях с непереведённым в электронный формат документооборотом расходуется масса времени на разработку или составление, утверждение документов. Затратны по времени согласования и различного рода правки. Для предприятий с множеством структурных подразделений и филиалов они оборачиваются недополученной прибылью. 1С Документооборот позволяет создавать задачу, назначать дедлайн, запускать цепочку решений по заданному маршруту. Осуществлять контроль за выполнением не нужно, система отчитается самостоятельно.
  2. Мониторинг и оптимизация ключевых бизнес-процессов После внедрения 1С Документооборот менеджмент получит возможность наглядно оценивать продуктивность сотрудников и оперативно регулировать загрузку персонала. Система отображает информацию о задачах и их количестве в персональной привязке к отделу или специалисту, дедлайны (в том числе сорванные), формирует аналитические отчёты, отсылает информацию заинтересованному руководителю.
  3. Работа с корреспонденцией. Масштабные многоуровневые переписки внутри компании, с филиалами,  клиентами- ежедневная рутина, с 1С Документооборот Корп и других версий становится возможным систематизировать (сгруппировать в списки) хранение, сократить время на обработку, поиск и отправку ответов.
  4. Настройка прав пользователей Если в штате есть сотрудники, доступ которых к определённым файлам необходимо ограничить,1С Документооборот Проф сделает это без труда. Программный продукт предусматривает возможность блокирования доступа к документу по инициативе руководства путём передачи прав администратору. Интеграция функционала повышает информационную безопасность компании.
  5. Управление мероприятиями .Для тех, кто половину рабочего времени проводит на совещаниях, польза этой функции программы электронного документооборота очевидна. Она отображает детальную информацию о всех корпоративных ивентах (формат, итоги, планы, договорённости, прочее). Помогает делегировать полномочия распределять функции, контролировать выполнение задач.
  6. Отчет об исполнительской дисциплине .Отсутствие порядка - одна из ключевых проблем любой организации. 1С Документооборот позволяет упредить её. Софт сохраняет задачи, сопутствующие файлы. На основе этих данных формируются отчёты о сроках и качестве их решения. Так менеджмент оперативно получает достоверную отчётность, повышая мотивацию и усиливая контроль.
  7. Синхронизация 1С: ERP. Связка автоматизирует учёт и управление. Внедрение 1С Документооборот позволяет упростить согласование любых документов на всех уровнях. Имею общую базу, ПО работает в разы быстрее, что повышает общую продуктивность персонала путём рационального использования рабочего времени.
  8. Управление проектами. Больше других эту фишку 1С Документооборот Проф оценят предприятия, работающие в системе управления проектами. Программа позволяет планировать задачи отдельных проектов, контролировать выполнение задач, ведётся статистика, формируется аналитика. Участники проекта, контролирующие процессы, фиксация сроков и системы уведомлений – все это позволяет управлять проектами внутри 1С ДО.
  9. ЭЦП. Электронная подпись в 1С Документооборот Корп - гарантия безопасности данных (цифровой аналог печати или подписи). Подпись выдает удостоверяющий центр. Она представляет собой зашифрованные данные, подтверждающие подлинность документов, которые имеют юридическую силу оригиналов. У использующих электронную цифровую подпись открывается возможность обмениваться документами, имеющими юридическую силу без распечатывания документов.
  10. Мобильное приложение. С программами электронного документооборота вести бизнес удалённо просто и удобно. Приложение предоставляет доступ к рабочим файлам из любой точки мира, в которой есть интернет. Среди функций: просмотр корреспонденции, постановка задач, согласование/редактирование/утверждение документов. Реализовано в версиях Корп и ДГУ. 

Заключение

За всё время использования программного продукта по назначению не было зафиксировано, чтобы компания после интеграции ПО отказалась от него и вернулась к бумагам. Внедрение 1С Документооборот - естественный процесс эволюции бизнеса, позволяющий вывести его на качественно новый уровень, сократить время бработки документов.